Quản lý liên hệ
Liên hệ là trung tâm của mọi chiến dịch. Trang này hướng dẫn cách đưa liên hệ vào Mailemdi, hiểu các trạng thái đăng ký, bổ sung thông tin riêng bằng trường tùy chỉnh, rồi tổ chức bằng danh sách, phân khúc và thẻ để nhắm mục tiêu chính xác.
Bước 01
Nhập liên hệ từ CSV
Vào Liên hệ → Nhập để mở trình nhập nhiều bước. Bạn có thể dán trực tiếp danh sách (mỗi dòng một liên hệ, cách nhau bằng dấu phẩy) hoặc tải file lên ở định dạng CSV, TXT hoặc TSV. Dòng đầu tiên nên là tiêu đề cột.
Trình nhập đi qua các bước: Phương thức → Nhập dữ liệu → Danh sách → Gắn tag → Khớp cột → Trạng thái → Xem lại → Hoàn tất. Hệ thống tự nhận diện và khớp các cột phổ biến vào những trường có sẵn:
| Trường | Tiêu đề cột nhận diện |
|---|---|
| Email (bắt buộc) | email, e-mail |
| Tên | first name, tên |
| Họ | last name, họ |
| Công ty | company, công ty |
| Điện thoại | phone, mobile, sđt, điện thoại |
- Tại bước Khớp cột, bạn chọn cột nào sẽ nhập và khớp với trường tương ứng. Cần ít nhất một cột khớp với Email mới tiếp tục được.
- Bạn có thể chọn một danh sách đích và gắn tag cho toàn bộ liên hệ nhập đợt này ngay trong trình nhập.
- Bật Cập nhật liên hệ đã tồn tại để ghi đè thông tin của liên hệ trùng email; nếu tắt, liên hệ trùng sẽ được bỏ qua. Email trùng nhau trong cùng file cũng được phát hiện.
Bước 02
Trạng thái liên hệ
Mỗi liên hệ có một trạng thái đăng ký quyết định liệu họ có nhận email marketing hay không. Khi nhập, bạn chọn trạng thái áp dụng cho các liên hệ mới; liên hệ đã tồn tại giữ nguyên trạng thái cũ.
SUBSCRIBEDĐã đăng ký- Đã đồng ý nhận email marketing — nhóm gửi được bình thường.
UNSUBSCRIBEDĐã hủy đăng ký- Đã chọn không nhận email marketing nữa, hệ thống sẽ không gửi tới họ.
NON_SUBSCRIBEDChưa đăng ký- Chưa từng opt-in nhận email marketing (ví dụ chỉ phát sinh giao dịch).
CLEANEDĐã làm sạch- Email hard bounce hoặc lặp lại soft bounce, được coi là không hợp lệ và bị loại khỏi danh sách gửi.
BOUNCEDBị trả về (bounce)- Email gửi tới bị trả về. Hệ thống tự đánh dấu để ngừng gửi và bảo vệ uy tín tên miền.
COMPLAINEDKhiếu nại (spam)- Người nhận đánh dấu email là spam. Tự động dừng gửi tới liên hệ này.
BOUNCED, COMPLAINED và CLEANED thường được hệ thống đặt tự động để giữ uy tín gửi và tránh bị xếp vào spam.Bước 03
Trường tùy chỉnh
Ngoài các trường mặc định (email, tên, họ, công ty, điện thoại), bạn có thể tạo thêm trường riêng để lưu thông tin đặc thù như thành phố, gói dịch vụ, ngày sinh… Vào Cài đặt → Trường tùy chỉnh rồi bấm Thêm trường, đặt tên và chọn kiểu dữ liệu:
Với kiểu Lựa chọn, bạn nhập sẵn các giá trị (mỗi dòng một giá trị) để chọn thay vì gõ tay.
Dùng trong merge tag
Mỗi trường tùy chỉnh có một khóa (key). Chèn vào nội dung email để cá nhân hóa bằng cú pháp:
{{custom.khoa}}Ví dụ trường “Thành phố” có khóa thanh_pho sẽ được chèn bằng {{custom.thanh_pho}}. Bạn có thể bấm để sao chép merge tag ngay trong danh sách trường.
Bước 04
Danh sách & phân khúc
Đây là hai cách tổ chức liên hệ khác nhau — hiểu rõ sự khác biệt giúp bạn chọn đúng người nhận cho chiến dịch.
Danh sách (Lists)
Nhóm liên hệ tĩnh, thủ công. Bạn tự thêm/bớt thành viên; danh sách chỉ thay đổi khi bạn chủ động cập nhật. Phù hợp với những nhóm cố định như “Khách hàng VIP” hay “Đăng ký hội thảo tháng 6”.
Quản lý tại Danh sách. Có thể chọn danh sách đích ngay khi nhập liên hệ.
Phân khúc (Segments)
Nhóm động dựa trên điều kiện. Thành viên tự cập nhật theo thời gian thực: ai thỏa điều kiện thì tự vào, không thỏa thì tự ra. Phù hợp với nhóm thay đổi liên tục như “Khách tương tác cao 30 ngày”.
Tạo tại Phân khúc → Tạo mới.
Trình tạo phân khúc cho phép kết hợp nhiều điều kiện theo logic TẤT CẢ (AND) hoặc BẤT KỲ (OR), và lồng nhóm con để diễn đạt biểu thức như (A và B) hoặc (C và D). Các nhóm điều kiện gồm:
- Thuộc tính — trạng thái, email, tên, họ, công ty, nguồn (toán tử: chứa, bằng, khác, bắt đầu bằng, để trống…).
- Phân loại — có/không có một tag hoặc thuộc/không thuộc một danh sách.
- Hành vi — điểm tương tác, lần tương tác cuối (trong N ngày), đã mở hoặc đã click email.
- Ngày tháng — ngày tạo liên hệ (trong N ngày qua, trước/sau một ngày cụ thể).
- Trường tùy chỉnh — lọc theo bất kỳ trường riêng nào bạn đã tạo (bằng, chứa, đã có giá trị).
Bước 05
Thẻ (Tags)
Thẻ là nhãn linh hoạt để phân loại liên hệ — một liên hệ có thể mang nhiều thẻ. Vào Cài đặt → Thẻ để tạo thẻ mới, đặt tên (ví dụ VIP, Khách mới) và chọn màu giúp dễ nhận biết. Trang quản lý hiển thị số liên hệ đang mang mỗi thẻ.
- Gắn thẻ hàng loạt ngay trong trình nhập liên hệ (bước Gắn tag) hoặc thêm thủ công cho từng liên hệ.
- Dùng thẻ làm điều kiện trong phân khúc (“có thẻ X” / “không có thẻ X”) để tạo nhóm gửi mục tiêu.
- Xóa thẻ sẽ gỡ nó khỏi tất cả liên hệ, nhưng không xóa các liên hệ đó.