Tự động hóa (Automation)
Automation là chuỗi email và hành động chạy tự động theo hành vi hoặc trạng thái của từng liên hệ. Bạn thiết kế luồng một lần; mỗi khi một liên hệ thỏa điều kiện kích hoạt, hệ thống sẽ tự đưa họ vào và chạy lần lượt các bước — gửi email chào mừng, chờ vài ngày, gắn tag, rẽ nhánh theo việc họ có mở thư hay không… mà bạn không phải bấm tay từng người.
Dùng Automation khi nào?
Hãy dùng Automation thay cho chiến dịch gửi một lần khi bạn muốn nội dung tự chạy theo thời điểm của từng người:
Chuỗi chào mừng
Liên hệ vừa đăng ký nhận ngay email giới thiệu, rồi vài ngày sau là email hướng dẫn.
Nuôi dưỡng theo sở thích
Khi liên hệ được gắn tag hoặc vào một danh sách, gửi đúng nội dung họ quan tâm.
Kéo lại người chưa mở
Sau khi gửi một chiến dịch, tự nhắc lại những người chưa mở sau N ngày.
Nhắc theo ngày
Gửi lời chúc/ưu đãi vào một ngày cụ thể hoặc ngày kỷ niệm lặp lại hằng năm.
Cần gửi một thông báo đồng loạt tới cả danh sách vào một thời điểm? Khi đó hãy dùng Chiến dịch email thay vì Automation.
Trigger — điều kiện kích hoạt
Mỗi flow có đúng một trigger — sự kiện quyết định khi nào một liên hệ được đưa vào (ghi danh) luồng. Liên hệ chỉ được ghi danh khi flow đang ở trạng thái Hoạt động. Khi tạo flow, bạn chọn trigger ở bước “Tạo flow” (mục Chọn trigger), chia thành các nhóm sau:
Khi liên hệ thay đổi
- Đăng ký nhận emailBắt đầu ngay khi một liên hệ mới được thêm vào / đăng ký — phù hợp cho chuỗi chào mừng.
- Được gắn tagKích hoạt khi một tag (có thể chỉ định tag cụ thể) được gắn cho liên hệ.
- Vào danh sáchKích hoạt khi liên hệ được thêm vào một danh sách bạn chọn.
Theo hành vi marketing
- Mở một emailKích hoạt khi liên hệ mở email (cần tên miền công khai + bật theo dõi mở).
- Click link trong emailKích hoạt khi liên hệ nhấp vào một liên kết trong email.
- Đã gửi một chiến dịchĐưa liên hệ vào flow ngay khi họ đã được gửi một chiến dịch bạn chọn.
- Chưa mở chiến dịchKích hoạt cho những liên hệ không mở một chiến dịch sau số ngày bạn đặt.
Theo ngày & dịp
- Ngày cụ thểĐưa liên hệ vào flow một lần vào đúng ngày đã chọn (hệ thống quét hằng ngày).
- Ngày lặp lại hằng nămDựa trên một trường ngày tùy chỉnh của liên hệ (ví dụ ngày kỷ niệm), lặp mỗi năm.
Thủ công
- Kích hoạt thủ côngKhông tự ghi danh; bạn tự thêm liên hệ vào flow bằng nút Ghi danh ở trang flow.
Các loại bước (node) trong flow
Sau trigger, bạn kéo-thả các bước để dựng luồng trên canvas (Flow Builder). Có hai nhóm: Hành động (làm một việc gì đó với liên hệ) và Quy tắc (chờ hoặc rẽ nhánh theo điều kiện).
Hành động
Gửi email
Gửi một mẫu email đã chọn cho liên hệ. Có thể ghi đè tiêu đề; bỏ trống thì dùng tiêu đề của mẫu.
Gắn tag
Gắn thêm một tag cho liên hệ (tự tạo tag nếu chưa có) để phân nhóm hoặc kích hoạt flow khác.
Gỡ tag
Bỏ một tag khỏi liên hệ.
Thêm vào danh sách
Đưa liên hệ vào một danh sách trong workspace của bạn.
Cập nhật liên hệ
Ghi đè thông tin liên hệ (tên, họ, công ty, số điện thoại) và các trường tùy chỉnh. Trường để trống sẽ giữ nguyên.
Hủy đăng ký
Chuyển liên hệ sang trạng thái Đã hủy đăng ký — họ sẽ không nhận thêm email từ hệ thống.
Webhook
Gửi một yêu cầu HTTP (POST) kèm thông tin liên hệ tới URL của bạn để nối với hệ thống khác.
Kết thúc / lưu trữ
Kết thúc hành trình của liên hệ tại đây. Đây là bước cuối của một nhánh.
Quy tắc (chờ & rẽ nhánh)
Chờ (delay)
Tạm dừng luồng một khoảng thời gian (phút / giờ / ngày) trước khi sang bước kế tiếp.
Chờ sự kiện
Chờ liên hệ mở email hoặc click link trong N ngày. Đúng hạn đi nhánh “Đã xảy ra”, hết hạn đi nhánh “Hết hạn”.
If/Else (rẽ nhánh)
Tách hai nhánh “Đạt” / “Không đạt” theo điều kiện: đã mở email, có tag, hay điểm tương tác ≥ ngưỡng.
Chia nhánh A/B
Chia ngẫu nhiên liên hệ vào nhánh A hoặc B theo tỷ lệ phần trăm — dùng để thử nghiệm A/B.
Điều kiện (dừng nếu sai)
Chỉ cho liên hệ đi tiếp nếu thỏa điều kiện; không thỏa thì kết thúc hành trình tại đây.
Tạo, kích hoạt & ghi danh liên hệ
- 1
Vào mục Tự động hóa và tạo flow
Ở menu Tự động hóa, bấm “Dựng từ đầu” để mở Flow Builder trống, hoặc “Chọn mẫu flow” để bắt đầu từ một mẫu dựng sẵn. Bạn cũng có thể bấm “Tạo nhanh”.
- 2
Đặt tên và chọn trigger
Nhập tên flow rồi bấm “Chọn trigger” và chọn điều kiện kích hoạt phù hợp (xem phần Trigger ở trên), sau đó mở Flow Builder.
- 3
Dựng các bước trên canvas
Kéo-thả các node Hành động và Quy tắc, nối chúng thành luồng và cấu hình từng node (chọn mẫu email, thời gian chờ, điều kiện rẽ nhánh…).
- 4
Kích hoạt flow
Khi luồng đã sẵn sàng, đổi trạng thái sang Hoạt động. Chỉ flow đang Hoạt động mới tự ghi danh liên hệ; flow Nháp/Tạm dừng thì không.
- 5
Liên hệ tự được ghi danh — hoặc thêm thủ công
Khi một liên hệ thỏa trigger, hệ thống tự đưa họ vào và chạy lần lượt các bước. Với trigger Thủ công (hoặc bất cứ lúc nào), bạn có thể bấm Ghi danh ở trang flow để thêm liên hệ vào tay.
Theo dõi hiệu quả
Mở một flow rồi bấm Phân tích (đường dẫn Tự động hóa → [flow] → Phân tích) để xem:
Tổng tham gia & đang chạy
Số liên hệ đã được ghi danh, số đang chạy, số đã hoàn thành và tỷ lệ hoàn thành.
Phân bổ theo bước
Biểu đồ phễu cho thấy hiện có bao nhiêu liên hệ đang dừng ở mỗi bước (theo từng nhánh).
Ghi danh gần đây
Danh sách liên hệ mới ghi danh kèm trạng thái (Đang chạy / Hoàn thành / Đã hủy) và thời điểm.
Theo dõi đúng nguồn
Email gửi từ flow được gắn vào chiến dịch riêng nên số mở/click vẫn được ghi nhận như chiến dịch thường.